manyware collecte
Collecteren is een specifieke manier van fondsenwerving, waarbij veel organisatie noodzakelijk is. manyware ondersteunt de procesgang rondom collecteren en biedt veel geavanceerde managementrapportages en analyses.
Het collecteproces kent een jaarcyclus met globaal de volgende deelprocessen:
• Opzet collecteorganisatie: het is mogelijk om de organisatiestructuur van de collecte in manyware in kaart te brengen met een zogenaamd geografisch stelsel. Hierin koppelt u de verschillende geografische niveaus (bv. landelijk bureau – rayon – regio – collecteplaats – wijk) in een boomstructuur. Vervolgens bepaalt u welk niveau welke functionarissen heeft (zie voor verdere beschrijving de geografische module)
• Vergunningen aanvragen: hiermee begint de jaarcyclus. Via manyware kunt u de vergunningen aanvragen bij de gemeenten, registreert u de ontvangst van de vergunning en bewaakt u of de vergunningen of alle vergunningen zijn afgegeven.
• Vrijwilligers werven en aanschrijven: op elk niveau in de organisatiestructuur zijn functionarissen nodig (rayonleiders, regiocoördinatoren, collectecontactpersonen, wijkhoofden, collectanten). U kunt functionarissen toevoegen, verwijderen en wijzigen en ze koppelen aan een geografisch niveau. Voor werving en aanschrijving kunt u functionarissen en gebieden selecteren. Zogenaamde witte vlekken en vacatures zijn eenvoudig zichtbaar te maken.
• Materialen verstrekken (bestellingen): via het collecteportaal kunnen collectecontactpersonen rechtstreeks materialen (collectebussen, vlaggen, stickers, etc.) bestellen voor hun collecteplaats. Het landelijk bureau of een extern verzendhuis pikt deze bestellingen op en zorgt voor verzending. Manyware biedt hierbij diverse mogelijkheden voor bewaking van de voortgang.
• Collecteweek: in het collecteportaal is een mogelijkheid gecreëerd voor de collectecontactpersonen om de collectantenoverzichtslijst van hun collecteplaats digitaal in te vullen. Op deze lijst wordt bijgehouden welke collectant met welke bus heeft gelopen en hoeveel er is opgehaald (daarnaast is ook de looproute, de naam van het eventuele wijkhoofd en het aantal adressen te registreren).
• Opbrengst binnen krijgen en registreren: manyware biedt de mogelijkheid om per collecteplaats de zogenaamde afrekenstaat te registreren en het gestorte bedrag hierop af te boeken. Zo is op elk moment inzichtelijk welke collecteplaatsen nog geen afrekenstaat hebben ingevuld en/of geen bedrag hebben gestort en of het ingevulde bedrag overeenkomt met de storting.
• Uitslag verantwoorden: er zijn standaardprocessen voor het bedanken van de vrijwilliger, het sturen van een verantwoording naar de gemeenten en het genereren van een zogenaamde collectestaat voor de achterban.
• Rapportages: de collectemodule kent vele rapportages onder te verdelen in controlerapporten, overzichtslijsten en managementrapportages.
-
Gebruiksvriendelijk
-
Macro's voor snelle data invoer
-
Ontdubbelen
-
Automatische import van o.a. GMU
-
Koppeling met MS Word en Excel
-
Bedankmechanisme
-
Klantprofielen
-
Giftanalyses
-
Campagneanalyses
-
RFM analyses
-
Gebruikers- en rechtenbeheer
